Vyúčtování služeb je jednou z nejkomplexnějších součástí systému. Každá organizace má totiž specifické požadavky, tak aby mohla vyjít vstříc požadavkům jejich klientů. V systému eQuip si můžete z různých variant vyúčtování poskládat Váš účtovací model se všemi specifiky Vaší organizace.
Skládat můžete z následujících variant
- Vyúčtování na základě výkonů (cena za hodinu). Lze rozlišovat práci "s klientem" / "bez klienta", nebo oddělit fakultativní činnosti.
- dle doby výkonů - vhodné například pro asistenční služby a jiné individuální služby, kdy je vždy účtována celá doba, kdy klient využíval službu (i v případě skupinových činností)
- dle účtovaného času - pro skupinově poskytovanou podporu je cena podělena počtem klientů účastnících se skupinové podpory
- snížená cena skupinových - účtován je celý čas poskytování podpory, ale u skupinové činnosti je snížena cena za hodinu
- dle času pracovníků - zaúčtován je čas, který pracovníci věnovali poskytování služby (někdy se mohou věnovat 2 pracovníci jednomu klientovi, u skupiny klientů je zase čas rozpočítán mezi více klientů)
- Na základě využití lůžka - účtováno za každou noc využití lůžka
- Nevyužití služeb - u pobytových služeb, kde klient žije v zařízení a platí měsíční zálohy, se za každý den "nevyužití" služeb organice (ubytování, strava), vrací částka ze zaplacené zálohy.
- Za každý den využití služby = dle docházky, včetně možnosti sledovat čas příchodu / odchodu klienta
- Pevná měsíční částka
- Strava - dle evidované odebrané stravy v sekci stravování
- Fakultativní služby dle počtu dní využití služby - například svoz za každý den využití služby
- Doprava - nadefinujte si tarify kč/kilometr a u výkonů zadávejte najeté kilometry
- Praní prádla - naúčtování dle definovaných kg prádla u výkonů
- Léky - doplatky za léky prostřednictvím importního souboru z lékárny
- Slevy - pokud příjmy některých klientů nestačí na úhradu, některé organizace aplikují slevy na naúčtované služy. Stačí nadefinovat vzorec, na základě kterého se počítá sleva (např. dle výše příspěvku na péči, nebo příjmů)
- Nasmlouvané služby na zvolené dny nebo období a sankce za jejich neodebrání
Pravidelný měsíční proces účtování
Kroků účtování je každý měsíc celá řada, proto si při nastavování systému ve spolupráci s podporou eQuipu (nebo sami), nastavíte seznam činností, které je nutné provést pro úspěšné vyúčtování služeb a každý měsíc Vás pak systém provádí jednotlivými kroky a Vy si je zároveň "odškrtáváte" a máte tak průběžný přehled o procesu vyúčtování, popřípadě o tom zda Vaši kolegové provedli svoji část, pokud do procesu účtování vstupuje více lidí.
Hromadné akce
Systém Vám ulehčí práci především hromadnými akcemi. Téměř všechny činnosti spojené s účtováním služeb lze provádět pro všechny klienty nebo jen pro vybrané skupiny klientů. Činnost, kterou byste museli provádět mnohokrát opakovaně tak provádíte pouze jednou.
Příklad - pro všechny klienty vypočítáte částky za poskytnutou podporu v jednom kroku
Faktury na jedno tlačítko a dle Vaší šablony
Další úsporou času je vygenerování faktur ve formě excelových souborů do jedné složky ve Vašem počítači, které jdou pak hromadně vytisknout. Vzhled faktury si můžete připravit v Excelu, včetně Vašeho loga a hlavičky a ve spolupráci s podporou eQuipu (nebo sami), ji vložíte do systému. Do faktury jsme schopni připravit na požádání i jakýkoli výstup do systému zadaných informací (zálohy, dluhy, přehled naúčtovaných hodin podle typu činnosti apod.).
Evidence plateb a dluhů
Pro každého klienta je možné evidovat platby za naúčtované služby, tisknout příjmové doklady a dluhy sledovat po měsících, za všechny klienty v jednom měsíci i celkové za celou organizaci.
